- HINTERGRUND DES GESETZES ZUR FÖRDERUNG DES ZUGANGS ZU INFORMATIONEN
1.1. Das Gesetz zur Förderung des Zugangs zu Informationen Nr. 2 aus dem Jahr 2000 in seiner geänderten Fassung (im Folgenden als “PAIA” bezeichnet) wurde am 3. Februar 2000 erlassen und hat folgende Ziele: –
1.1.1. Förderung und Aufrechterhaltung einer Kultur der Transparenz und Rechenschaftspflicht in öffentlichen und privaten Einrichtungen, indem das Recht auf Zugang zu Informationen gemäß Abschnitt 32 der Verfassung der Republik Südafrika umgesetzt wird; und
1.1.2. Aktive Förderung einer Gesellschaft, in der die Bevölkerung Südafrikas effektiven Zugang zu Informationen hat, um die volle Ausübung und den Schutz ihrer Rechte zu fördern.
1.2. Gemäß Abschnitt 51 des PAIA sind alle privaten Einrichtungen verpflichtet, ein Handbuch zu erstellen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.
1.3. Die Bezugnahme auf und die Aufnahme von Informationen in diesen Text, die über die in Abschnitt 51 des PAIA ausdrücklich vorgeschriebenen Informationen hinausgehen, hat nicht zur Folge, dass Rechte oder Ansprüche auf den Erhalt solcher Informationen entstehen, es sei denn, dies ist in den Bestimmungen des PAIA vorgeschrieben.
1.4. Das PAIA gibt jeder Person, die Zugang zu einem Datensatz einer privaten oder öffentlichen Einrichtung wünscht (im Folgenden als “ANTRAGSTELLER” bezeichnet), das Recht, einen Antrag auf Zugang beim Informationsbeauftragten einer öffentlichen oder privaten Einrichtung zu stellen.
1.5. Das PAIA sieht vor, dass Anträge auf Zugang zu den vorgeschriebenen Informationen eines Unternehmens an das Unternehmen gestellt werden können und dass das Unternehmen verpflichtet ist, diese Informationen vorbehaltlich der geltenden gesetzlichen und/oder aufsichtsrechtlichen Anforderungen zur Verfügung zu stellen, es sei denn, die Freigabe dieser Informationen ist im Sinne des PAIA verboten.
2. ZWECK DES HANDBUCHS
Dieses Handbuch soll das Recht auf Zugang zu Informationen fördern, indem es darlegt, wie Anträge auf Zugang zu Informationen, die sich im Besitz des UNTERNEHMENS befinden, gestellt werden können, sowie die Art der Informationen, über die das UNTERNEHMEN verfügt, um aktiv eine Gesellschaft zu fördern, in der die Menschen in Südafrika effektiven Zugang zu Informationen haben, damit sie ihre Rechte ausüben und schützen können.
3. UNTERNEHMENSVORSTELLUNG
3.1. Intergest South Africa (Pty) Ltd. mit der Registrierungsnummer 2003/031913/07 (im Folgenden als das “UNTERNEHMEN ” bezeichnet) ist ein privates Unternehmen, das in Südafrika ordnungsgemäß gemäß den Bestimmungen des Companies Act 71 von 2008 in seiner geänderten Fassung gegründet und registriert wurde und seinen eingetragenen Sitz in 300 Acacia Road, Darrenwood, Randburg, Gauteng 2194 hat.
3.2. Das UNTERNEHMEN ist eine Unternehmens- und Verwaltungsberatungsagentur, die eine Reihe von Dienstleistungen für verschiedene Kunden auf lokaler und internationaler Ebene anbietet.
3.3. Dieses Handbuch des UNTERNEHMENS kann in den Geschäftsräumen des UNTERNEHMENS im 1st Floor Kiepersol House, Stonemill Office Park, 300 Acacia Road, Darrenwood, 2194, sowie auf der Website des UNTERNEHMENS eingesehen werden, die unter folgender Adresse abrufbar ist: –
3.3.1. https://intergest.co.za/
4. KONTAKTINFORMATIONEN (ABSCHNITT 51(1)(a))
4.1. Leiter des UNTERNEHMENS für die Zwecke von PAIA, an den Anträge auf Zugang zu Informationen zu richten sind:
4.1.1. Herr Volker Werth
4.2. Kontakt:
4.2.1. Post-Adresse: PO Box 4367, Cresta 2118
4.2.2. Straßen-Adresse: 1st Floor Kiepersol House, Stonemill Office Park, 300 Acacia Road, Darrenwood, 2194
4.2.3. Telefonnummer: +27 11 476 1725
4.2.4. Email-Adresse: contact@intergest.co.za
5. DER LEITFADEN GEMÄß ABSCHNITT 10 DES GESETZES (ABSCHNITT 51 (1)(b))
5.1. Die südafrikanische Menschenrechtskommission hat, wie in Abschnitt 10 des PAIA vorgeschrieben, einen Leitfaden zusammengestellt, der Informationen enthält, die eine Person, die die im PAIA vorgesehenen Rechte wahrnehmen möchte, in angemessener Weise benötigt, wie z. B:
5.1.1. Wie man PAIA verwendet;
5.1.2. Das Ziel von PAIA;
5.1.3. Angaben zu allen öffentlichen und privaten Einrichtungen;
5.1.4.Die Art und Weise und die Form von Anträgen;
5.1.5. Die Unterstützung durch die südafrikanische Menschenrechtskommission im Rahmen von PAIA; und
5.1.6. Die Vorschriften, die im Rahmen von PAIA bekannt gemacht wurden.
5.2. PAIA gewährt einem ANTRAGSTELLER Zugang zu Unterlagen einer privaten Einrichtung, wenn die Unterlagen für die Ausübung oder den Schutz seiner Rechte erforderlich sind. Stellt eine öffentliche Stelle einen Antrag, so muss sie im öffentlichen Interesse handeln.
5.3. Ersuchen im Rahmen von PAIA sind nach den vorgeschriebenen Verfahren und zu den vorgesehenen Tarifen zu stellen. Die Formulare und der Tarif sind in den Abschnitten 8 und 9 dieses Handbuchs behandelt.
5.4. ANTRAGSTELLER werden auf den Leitfaden gemäß Abschnitt 10 des PAIA verwiesen, der von der südafrikanischen Menschenrechtskommission erstellt wurde und Informationen für die Ausübung der verfassungsmäßigen Rechte enthält.
5.5. Der Leitfaden kann auf der Website der Südafrikanischen Menschenrechtskommission unter www.sahrc.org.za abgerufen werden.
5.6. Die Kontaktdaten der Südafrikanischen Menschenrechtskommission lauten:
5.6.1. Post-Adresse: Private Bag 2700, Houghton, 2041
5.6.2. Telefonnummer: +27-11-877 3600
5.6.3. Faxnummer: +27-11-403 0625
5.6.4. E-mail: PAIA@sahrc.org.za
5.6.5. Website: www.sahrc.org.za
6. ABSCHNITT 52(2) BEKANNTMACHUNG (ABSCHNITT 51)(1)(c))
6.1. Zum gegenwärtigen Zeitpunkt wurden noch keine Bekanntmachungen über die Kategorien von Aufzeichnungen veröffentlicht, die automatisch verfügbar sind, ohne dass eine Person einen Antrag auf Zugang im Sinne des PAIA stellen muss
6.2. Bestimmte Informationen sind jedoch auf der/den in Absatz 3.3 genannten Website(s) des UNTERNEHMENS frei zugänglich; dazu gehören unter anderem: –
6.2.1. Kontaktinformationen für das UNTERNEHMEN und seine verschiedenen Abteilungen;
6.2.2. Produkte und Dienstleistungsangebote sowie die entsprechenden Preise (sofern verfügbar); und
6.2.3. Leitfäden und Newsletter (sofern verfügbar).
7. INFORMATIONEN/DOKUMENTATIONEN, DIE NACH ANDEREN RECHTSVORSCHRIFTEN GEHALTEN WERDEN (ABSCHNITT 51(1)(d))
7.1. Bestimmte Unterlagen des UNTERNEHMENS sind im Rahmen anderer Gesetze verfügbar als PAIA. Die spezifischen Unterlagen, die im Rahmen dieser Gesetze zur Verfügung stehen, sind darin aufgeführt, und diese Unterlagen können in bestimmten Fällen von den in den entsprechenden Gesetzen genannten Personen eingesehen werden.
7.2. Dementsprechend sind Informationen in Bezug auf die folgenden Rechtsvorschriften verfügbar, sofern und soweit diese anwendbar sind:
| Artikel Nummer | Gesetzgebung |
| 1. | Companies Act 71 von 2008, in der aktuellen Fassung. |
| 2. | Copyright Act 98 von 1978, in der aktuellen Fassung. |
| 3. | Trade Marks Act 194 von 1993, in der aktuellen Fassung. |
| 4. | Employment Equity Act 55 von 1998, in der aktuellen Fassung. |
| 5. | Income Tax Act 95 von 1967, in der aktuellen Fassung. |
| 6. | Labour Relations Act 66 von 1995, in der aktuellen Fassung. |
| 7. | Basic Conditions of Employment Act 75 von 1997, in der aktuellen Fassung. |
| 8. | Value Added Tax Act 89 von 1991, in der aktuellen Fassung. |
| 9. | Protection of Personal Information Act 4 von 2013, in der aktuellen Fassung. |
| 10. | Unemployment Insurance Act 30 von 1996, in der aktuellen Fassung. |
| 11. | Electronic Communications and Transactions Act 25 von 2002, in der aktuellen Fassung. |
| 12. | Compensation of Occupational Injuries and Diseases Act 130 von 1993, in der aktuellen Fassung. |
| 13. | Consumer Protection Act 68 von 2008, in der aktuellen Fassung. |
| 14. | Tax Administration Act 28 von 2011, in der aktuellen Fassung. |
| 15. | Financial Intelligence Centre Act 38 von 2001, in der aktuellen Fassung. |
| 16. | Competition Act 71 von 2008, in der aktuellen Fassung. |
7.3. Die vorstehende Aufzählung ist keine erschöpfende Liste der für das UNTERNEHMEN geltenden Rechtsvorschriften, die die Führung von Unterlagen vorschreiben können.
8. FORM DES ANTRAGS (ABSCHNITT 51(1)(e))
8.1. Um die Bearbeitung Ihres Antrags auf Zugang zu Unterlagen zu erleichtern, bitten wir Sie, uns zu kontaktieren:
8.2. Verwenden Sie das vorgeschriebene Formblatt (Formblatt C), das ebenfalls als Anhang “A” beigefügt ist und auf der Website der Südafrikanischen Menschenrechtskommission unterwww.sahrc.org.za.
8.3. Richten Sie Ihren Antrag an den Leiter des UNTERNEHMENS.
8.4. Geben Sie ausreichende Einzelheiten an, damit das UNTERNEHMEN folgendes erkennen kann:
8.4.1. Die angeforderte(n) Unterlage(n);
8.4.2. Der ANTRAGSTELLER (und, falls ein Bevollmächtigter den Antrag stellt, der Nachweis der Geschäftsfähigkeit);
8.4.3. Die Form des Zugangs, die erforderlich ist;
8.4.4. Postanschrift oder Faxnummer des ANTRAGSTELLERS in der Republik Südafrika;
8.4.5. Das Recht, das der ANTRAGSTELLER auszuüben oder zu schützen versucht, mit einer Erläuterung des Grundes, warum die Aufzeichnung zur Ausübung oder zum Schutz des Rechts erforderlich ist;
8.4.6. Wünscht der ANTRAGSTELLER, in irgendeiner Form (zusätzlich zur schriftlichen Entscheidung) über die Entscheidung informiert zu werden, so sind die Art und Weise und die Einzelheiten anzugeben;
8.4.7. Wenn der Antrag im Namen einer Person gestellt wird, ist der Nachweis zu erbringen, dass der ANTRAGSTELLER den Antrag in dieser Eigenschaft stellt, und zwar zur Zufriedenheit des Leiters des UNTERNEHMENS.
8.5. Das UNTERNEHMEN kann und muss in bestimmten Fällen den Zugang zu Unterlagen aus einem der in Kapitel 4 Teil 3 des PAIA genannten Gründe verweigern, zu denen unter anderem folgende gehören:
8.5.1. Dieser Zugang würde dazu führen, dass personenbezogene Informationen über einen Dritten in unangemessener Weise offengelegt werden;
8.5.2. Die Notwendigkeit, die vertraulichen Informationen eines Dritten zu schützen;
8.5.3. Die Notwendigkeit, die Sicherheit von Personen und den Schutz von Eigentum zu gewährleisten;
8.5.4. Es handelt sich bei den Unterlagen um vertrauliche Informationen eines Dritten oder des UNTERNEHMENS selbst; und
8.5.5. Professionelle Vertraulichkeit.
8.6. Das UNTERNEHMEN entscheidet über einen Antrag auf Einsichtnahme in Unterlagen innerhalb von 30 (dreißig) Tagen nach Eingang des Antrags, es sei denn, Dritte müssen benachrichtigt werden oder die Frist von 30 (dreißig) Tagen wird gemäß den Bestimmungen des PAIA verlängert. Das UNTERNEHMEN wird den ANTRAGSTELLER entsprechend benachrichtigen.
8.7. Wird ein Antrag abgelehnt, gibt es bei dem UNTERNEHMEN kein internes Berufungsverfahren, und die Entscheidung des Leiters des UNTERNEHMENS ist endgültig und bindend. Ungeachtet dessen können dem ANTRAGSTELLER externe Rechtsmittel zur Verfügung stehen, wie zum Beispiel:
8.7.1. Der ANTRAGSTELLER kann innerhalb von 30 (dreißig) Tagen nach Ablehnung des Antrags bei Gericht eine Anordnung beantragen, die die Herausgabe der beantragten Aufzeichnungen erzwingt; oder
8.7.2. Der ANTRAGSTELLER kann innerhalb von 30 (dreißig) Tagen nach Ablehnung des Antrags bei Gericht eine andere angemessene Anordnung beantragen.
8.7.3. Danach wird das Gericht entscheiden, ob die Unterlagen zur Verfügung gestellt werden müssen oder nicht.
8.8. Darüber hinaus verfügt das UNTERNEHMEN über Unterlagen zu bestimmten Themen. Die nachstehende Tabelle gibt Aufschluss über die Themen, zu denen das UNTERNEHMEN Unterlagen besitzt, sowie über die Kategorien von Unterlagen, die zu jedem Thema vorhanden sind.
| THEMEN, ZU DENEN DAS UNTERNEHMEN UNTERLAGEN BESITZT. | KATEGORIEN VON UNTERLAGEN ZU DEN EINZELNEN THEMEN. |
| Eigentum | Vermögensregister, Eigentumsurkunden und Mietverträge für unbewegliches Vermögen, Versicherungsunterlagen für bewegliches und unbewegliches Vermögen. |
| Buchhaltungsunterlagen | Buchhaltungsunterlagen, Debitoren- und Kreditorenunterlagen, Versicherungsberichte, Wirtschaftsprüfungsberichte, Rechnungen, Rechnungsinformationen, Abstimmungen, Gutschrifts- und Belastungsanzeigen, Journale, Jahresabschlüsse, Hauptbücher, Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Summen- und Saldenlisten, Zahlungspläne, Scheckläufe und Kapitalflussrechnungen, Zwischen- und Jahresabschlüsse. |
| Veröffentlichungen | Aktualisierungen, Newsletter, Informationen des UNTERNEHMENS, Produktinformationen und andere vom UNTERNEHMEN erstellte Veröffentlichungen. |
| Steuerliche Unterlagen | Lohn- und Gehaltsabrechnungen, an Arbeitnehmer ausgegebene Dokumente zur Einkommenssteuer, Unterlagen über Zahlungen an SARS im Namen von Arbeitnehmern, Steuererklärungen des UNTERNEHMENS, Unterlagen zur Mehrwertsteuer des UNTERNEHMENS, Unterlagen zum Arbeitslosenversicherungsfonds |
| Verwaltungsunterlagen | Sitzungsprotokolle des UNTERNEHMENS, Sitzungsprotokolle der Ausschüsse und Unterausschüsse des UNTERNEHMENS, allgemeine Korrespondenz, Mietverträge, Kopien und Korrespondenz in Bezug auf verschiedene Versicherungspolicen, Gehaltsabrechnungen, Sicherheitssysteme und Betriebsunterlagen. |
| Personalunterlagen | Arbeitsverträge, Liste der Beschäftigten, Beschäftigungsbedingungen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Disziplinarakten, Urlaubsakten, Vergütungsakten, Beschäftigungsbedingungen, Stellenbeschreibungen, Leistungsbewertungen, Gesundheits- und Sicherheitsakten, Personalakten, von Dritten zur Verfügung gestellte Personalakten, Informationen über künftige Beschäftigte einschließlich Lebensläufen und Bewerbungsformularen, Steuerinformationen für Beschäftigte, Versicherungsbeiträge, Unterlagen zu Disziplinar- und Beschwerdeverfahren sowie alle Bewerbungen, Vergütungspolitik. |
| Marketing | Inhalte für die Website des UNTERNEHMENS, Kundendateien, Datenbanken, Produktdatensätze, Mailinglisten für Kunden und potenzielle Kunden und allgemeine Korrespondenz. |
| Kunden | Kundeninformation und -dokumentation, einschließlich Dokumentation in Bezug auf FICA, Korrespondenz mit Kunden und Korrespondenz mit Dritten. |
| Dienstleister | Lieferantenlisten und -details, Vereinbarungen mit Lieferanten, Support- und Wartungsverträge, Programme einschließlich Softwarelizenzvereinbarungen. |
| Informationstechnologie | Das Netzwerk und die darauf befindlichen Systeme, Informatiksoftware, Unterlagen im Zusammenhang mit Computersystemen. |
9. SONSTIGE VORGESCHRIEBENE INFORMATIONEN (ABSCHNITT 51(1)(f))
9.1. Für Anträge (mit Ausnahme von persönlichen Anträgen) gelten die folgenden Bestimmungen:
9.1.1. Ein ANTRAGSTELLER muss die vorgeschriebenen Gebühren (R50,00) entrichten, bevor ein Antrag bearbeitet wird;
9.1.2. Erfordert die Erstellung der beantragten Unterlagen mehr als die vorgeschriebene Zeit (sechs Stunden), so ist eine Kaution zu entrichten (in Höhe von höchstens einem Drittel der Gebühr, die bei Bewilligung des Antrags zu entrichten wäre);
9.1.3. Der ANTRAGSTELLER kann gegen die Einreichung/Zahlung der Antragsgebühr und/oder der Kaution bei einem Gericht Einspruch erheben;
9.1.4. Die Unterlagen können bis zur Zahlung der Gebühren einbehalten werden.
9.1.5. Die Zahlungen sind an das UNTERNEHMEN zu leisten.
9.2. Die Gebührenstruktur ist auf der Website der Südafrikanischen Menschenrechtskommission unter www.sahrc.org.za abrufbar und als Anhang “B” beigefügt.
10. VERFÜGBARKEIT DES HANDBUCHS (§ 51 (1)(3))
Dieses Handbuch kann in den Geschäftsräumen des UNTERNEHMENS während der Bürozeiten kostenlos eingesehen werden, sowie auf der/den Website(s) des UNTERNEHMENS, die unter folgender Adresse abrufbar sind:
10.1. https://intergest.co.za/